Politique de confidentialité

La confidentialité de nos visiteurs, clients et utilisateurs est essentielle pour Sinatura. C’est pourquoi nous avons mis tout en œuvre pour mettre en place la présente politique de confidentialité, qui respecte les exigences de sécurité requises par le Règlement Européen 2016/679 du 27 avril relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après, le RGPD) et par sa réglementation d’application.

Responsable du traitement des données

Dans cette politique, « Sinatura » (mentionnée dans ce document par « nous », « notre » ou « YNEEDS ») fait principalement référence à YNEEDS, YOUR INTELLIGENT IMAGING COMPANY, S.L.U., la société propriétaire et prestataire du service Sinatura (service de signature manuscrite électronique de documents et d’envoi de courriers électroniques certifiés). YNEEDS est le « responsable du traitement » de toutes les données personnelles collectées et utilisées concernant les visiteurs du site web de Sinatura, les clients de Sinatura, les signataires des documents et les destinataires des courriers électroniques certifiés. YNEEDS est une société enregistrée en Espagne sous le numéro d’identification fiscale B70415062 et dont le siège social est situé Calle Progreso Nº24 – of. 5, 36202 Vigo, Pontevedra.

Cette politique de confidentialité explique comment nous traitons les informations personnelles que nous recueillons auprès de vous lorsque vous utilisez nos sites web, applications, plateformes et services régis par cette politique de confidentialité (nos « Services »).

Types d’utilisateurs

Visiteurs : Toute personne qui navigue librement sur le site web de Sinatura.

Clients-Utilisateurs : Toute personne ou entité enregistrée sur Sinatura, que ce soit dans le cadre de formules payantes ou gratuites, qui utilise le service Sinatura pour générer des demandes de signature de documents et/ou envoyer des courriers électroniques certifiés.

Signataires : Toute personne qui, en son nom propre ou pour le compte d’un tiers, signe un document à l’aide de la plateforme Sinatura. Les signataires n’ont pas besoin d’être inscrits sur la plateforme Sinatura pour être signataires.

Destinataires : Toute personne destinataire d’un courrier électronique certifié par l’un des clients-utilisateurs de Sinatura.

Informations sur vos activités

Comportement de navigation, informations sur les appareils et interactions

Il s’agit des détails de l’enregistrement des actions que vous effectuez (visites répétées d’un site, interactions, mots-clés, production de contenu en ligne, etc.) lorsque vous accédez à nos Services et les utilisez. Cela nous permet de dresser un « profil » du client au fil du temps. Cela comprend également des informations sur les appareils et les méthodes que vous utilisez pour interagir avec les Services de Sinatura et leur contenu.

Nous combinons les informations sur le comportement (telles que votre activité de navigation) avec vos données personnelles, mais nous ne stockerons aucune donnée personnelle relative aux champs laissés vides lors du processus d’inscription. Lorsque l’utilisation d’informations permettant de vous identifier personnellement n’est pas nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans cette section, nous traiterons uniquement les informations sur le comportement de manière agrégée.

Nous recueillons des informations sur votre système d’exploitation et votre navigateur Internet lorsque vous visitez un site web de Sinatura ou utilisez nos Services ; cela inclut les informations enregistrées automatiquement lors de l’utilisation des Services (par exemple, les informations demandées, l’horodatage, l’adresse IP, etc.). Lorsque la législation applicable l’exige, avant de stocker définitivement ou dans la mémoire cache (stockage temporaire) des données sur votre appareil ou d’y accéder, nous obtiendrons votre consentement après vous avoir fourni des informations claires et complètes sur les finalités du traitement de vos informations personnelles.

Nous traiterons les informations relatives à votre comportement, vos appareils et vos interactions aux fins suivantes:

Fournir, maintenir, protéger et améliorer les produits et Services, ainsi qu’en développer de nouveaux : Par exemple, les informations sur la façon dont vous naviguez sur nos sites web ou recherchez des produits, afin d’améliorer le parcours de l’utilisateur, de fournir des résultats de recherche plus pertinents ou de structurer la manière dont les informations apparaissent sur nos Services.

Améliorer votre expérience utilisateur et la qualité globale de nos Services : Votre activité, par exemple les pages que vous visitez ou les articles que vous consultez, nous indique ce qui est le plus important et le plus attractif pour vous dans nos Services, afin de pouvoir adapter votre expérience à ce qui vous intéresse le plus et vous présenter un contenu personnalisé.

Optimisation des appareils : Les identifiants d’appareil et de plateforme nous permettent de savoir quel appareil vous utilisez pour accéder à nos Services afin de pouvoir les personnaliser et les optimiser pour cet appareil, et ainsi améliorer votre expérience utilisateur globale (par exemple, en vous fournissant du contenu et des publicités plus pertinents sur l’appareil ou le navigateur que vous utilisez).

Stockage local : Le stockage de données localement sur votre appareil nous permet d’améliorer certains aspects tels que les performances du site web et le chargement du contenu, même hors ligne.

Protéger nos utilisateurs et Sinatura : Nous pouvons surveiller les activités inhabituelles ou suspectes sur nos Services, telles que les abus automatisés ; de cette façon, nous pouvons les traiter rapidement et vous informer des éventuelles activités frauduleuses affectant votre compte.

Nous pourrions également utiliser vos informations personnelles pour des audits internes, afin de nous conformer aux exigences légales applicables.

Données d’utilisation de Sinatura et historique d’assistance

Il s’agit des informations sur le volume d’utilisation de Sinatura, sur la façon dont vous configurez et utilisez Sinatura, ainsi que des données sur vos interactions con Sinatura, en relation avec les Services client, de garantie et d’assistance.

Bien qu’une partie des informations appartenant à cette catégorie ne constitue pas des informations personnelles, nous appliquerons les protections nécessaires pour assurer également la confidentialité de ces informations. Nous traiterons ces données aux fins suivantes :

  • Vous fournir des informations qui vous sont plus utiles, du contenu et des offres plus pertinents, ainsi que les dernières nouveautés sur les produits et les événements.
  • Fournir, maintenir, protéger et améliorer les produits et Services, ainsi qu’en développer de nouveaux : Comprendre l’utilisation que nos clients font de Sinatura nous aide à identifier les fonctionnalités à améliorer ou à intégrer dans les futures versions.
  • Aider à résoudre tout problème pouvant survenir avec la plateforme et le service Sinatura : Nous avons besoin de connaître les informations sur la version de Sinatura et la façon dont vous y accédez pour pouvoir résoudre les problèmes que vous nous soumettez avec plus d’efficacité et vous fournir des informations spécifiques.
  • Connaître le type et la version de votre système d’exploitation et de votre navigateur web nous permet de résoudre les problèmes pour lesquels vous nous consultez de manière plus efficace.

Informations personnelles que nous collectons et à quelles fins

Visiteurs

Nous collectons les informations des visiteurs de notre site web Sinatura lorsqu’ils remplissent l’un des formulaires de Sinatura. Les données demandées sont le nom, l’adresse e-mail, le téléphone et les informations fournies dans la zone de texte libre mise à disposition.

Nous traitons les informations des visiteurs afin de répondre de la meilleure manière possible à la question, suggestion ou demande d’information transmise. En cas d’abonnement à notre newsletter, nous traiterons les informations fournies pour vous faire parvenir nos newsletters et nouveautés.

Clients-utilisateurs

Nous collectons les informations de nos clients-utilisateurs :

  • Lors de l’inscription sur Sinatura, que ce soit pour une formule gratuite ou payante, il vous sera demandé vos nom et prénom (ou la dénomination sociale pour les personnes morales), un nom d’utilisateur, une adresse e-mail, un mot de passe et votre numéro d’identification.
  • Pendant l’utilisation de la plateforme Sinatura, nous collectons les données que le client-utilisateur fournit librement, comme par exemple les documents qu’il transmet pour signature, le contenu des courriers électroniques certifiés qu’il envoie, ou les métadonnées associées à l’utilisation de la fonctionnalité de modèles. De même, les données de facturation et de paiement seront collectées pour les clients-utilisateurs d’une formule payante de Sinatura.

Nous traitons les informations fournies par nos clients-utilisateurs pour les identifier et pour pouvoir leur fournir le service de la meilleure manière possible. En particulier pour :

  • Permettre votre accès à la plateforme Sinatura.
  • Permettre la création de demandes de signature.
  • Permettre l’envoi de courriers électroniques certifiés.
  • Vous envoyer des notifications importantes concernant les demandes de signature, les courriers électroniques certifiés envoyés, votre compte Sinatura, ou des nouveautés ou informations pertinentes sur le service Sinatura.
  • Vous envoyer des informations relatives à votre abonnement et à votre paiement.
  • Conserver les informations de votre compte afin de garantir la plus grande disponibilité, intégrité et traçabilité de vos informations.
  • Vous fournir une assistance via le canal de support de Sinatura.

Sauf en cas de paiement par prélèvement bancaire, nous ne traiterons ni ne stockerons vos données bancaires ou de cartes de crédit/débit utilisées lors du paiement de votre abonnement directement sur la plateforme Sinatura. Le paiement de l’abonnement s’effectue via des plateformes de paiement tierces. Vos données bancaires ne seront pas partagées avec Sinatura.

Signataires

Nous collectons les informations des signataires lorsqu’ils signent un document avec la plateforme Sinatura. Dans ce cas, nous collectons :

  • Le nom et le prénom (ou les prénoms), ainsi que l’adresse e-mail fournis par le Client-Utilisateur de Sinatura qui effectue l’envoi du document à signer.
  • Optionnellement, et au choix du Client-Utilisateur, le numéro d’identification personnel (par exemple, le numéro de pièce d’identité ou de passeport).
  • Optionnellement, et au choix du Client-Utilisateur, le numéro de téléphone portable.
  • Les informations sur l’appareil avec lequel l’acceptation et la signature du document sont effectuées.
  • Les informations sur les différentes actions que le signataire effectue au cours du processus de signature, ainsi que la date et l’heure auxquelles elles se produisent. Ces événements sont :
    • Accepter de voir le document à signer.
    • Accepter la politique de confidentialité, y compris expressément le traitement des données biométriques de sa signature.
    • Accepter de lancer la signature du document.
    • Accepter d’envoyer le document signé à la plateforme Sinatura.
  • Les données biométriques de la signature et, optionnellement, les données de saisie d’un texte à la demande du client-utilisateu qui a initié la demande de signature.
  • Les informations de localisation, y compris la localisation géographique en temps réel, dans les cas où vous nous avez expressément autorisé à le faire.

L’objectif des informations collectées est de générer une signature avancée conformément au RÈGLEMENT (UE) Nº 910/2014 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 23 juillet 2014. À cet effet, et pour garantir la confidentialité des informations biométriques de la signature, Sinatura chiffre les données biométriques de la signature de l’utilisateur, de sorte qu’elles ne puissent pas être déchiffrées par des tiers. Les données chiffées sont insérées dans le document signé.

De plus, une partie des informations ci-dessus est collectée afin d’obtenir des informations de traçabilité du processus de signature qui apportent encore plus de confiance au document signé.

Parfois, lorsqu’un client-utilisateur ayant créé la demande de signature utilise la fonctionnalité de modèles de Sinatura (en particulier en mode Fast Signature ou Signature rapide), les informations personnelles du signataire que le client-utilisateur a indiquées comme nécessaires pour remplir le formulaire PDF à signer peuvent être collectées. Le seul traitement effectué sur ces données est le remplissage du formulaire PDF préalablement à sa signature.

Destinataires

Nous collectons les informations des destinataires des courriers électroniques certifiés émis par nos clients lorsqu’ils accèdent au courrier électronique envoyé. Dans ce cas, nous collectons :

  • L’adresse e-mail.
  • Les informations sur l’appareil avec lequel le destinataire accède au courrier électronique envoyé par Sinatura.
  • Les informations sur la date et l’heure d’accès.

L’objectif des informations collectées est de générer une certification d’envoi, d’ouvertures et de contenu, avec la plus grande confiance et traçabilité possible, possédant le effet juridique maximal du service d’envoi électronique certifié conformément au RÈGLEMENT (UE) Nº 910/2014 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 23 juillet 2014.

Cookies et autres technologies

Les cookies et autres technologies similaires (par exemple, les balises web) sont de petits éléments d’information utilisés pour stocker des données techniques et/ou personnelles, identifier les utilisateurs d’un service et activer certaines fonctionnalités. Pour obtenir plus d’informations sur les cookies utilisés par nos Services et sur la façon de les refuser, veuillez consulter les Mentions Légales de Sinatura. Vous pourrez y accéder via le site web de Sinatura.

Base juridique pour l’utilisation de vos informations personnelles

Sinatura ne traitera vos informations personnelles que lorsqu’elle disposera d’une base juridique pour le faire. La base juridique dépendra des finalités pour lesquelles nous avons collecté et utilisé vos informations personnelles. Dans presque tous les cas, la base juridique sera l’une des suivantes :

  • Fournir l’accès à la plateforme Sinatura, chaque fois que vous le demandez, que ce soit dans le cadre d’une formule gratuite ou payante.
  • L’exécution d’un contrat avec vous, dans le cas où vous souhaitez vous abonner à une formule payante de Sinatura.
  • Le consentement : par exemple, chaque fois que vous avez indiqué que vous souhaitiez recevoir des communications marketing et des offres de Sinatura, ou dans le cas où vous nous avez fourni volontairement des informations pour participer à un concours. Vous pourrez retirer votre consentement à tout moment.
  • Les intérêts commerciaux légitimes de Sinatura : chaque fois qu’il est nécessaire pour Sinatura de comprendre ses clients, de promouvoir ses articles, produits et Services et de fonctionner efficacement en tant que prestataire de services de confiance. Pour plus d’informations, consultez la section « Nos Intérêts Légitimes ».
  • Le respect de la loi : chaque fois que Sinatura est soumise à une obligation légale et doit utiliser vos informations personnelles pour s’y conformer.

Nos intérêts légitimes

Les intérêts commerciaux légitimes de Sinatura mentionnés ci-dessus incluent : lorsqu’il est nécessaire pour Sinatura de comprendre ses clients de manière suffisamment détaillée, afin que nous puissions créer et promouvoir de nouveaux produits et Services, ainsi qu’offrir à nos clients une meilleure expérience. Par exemple, nous réalisons des analyses sur cette base juridique car elles sont nécessaires pour vous fournir une expérience sur mesure et pour que nous puissions améliorer, maintenir et gérer nos produits et Services d’une manière qui répond à vos attentes en tant que client.

Comment nous partageons vos informations

Sauf indication contraire dans cette politique ou lorsque vous avez donné votre consentement, les informations personnelles traitées lorsque vous utilisez nos Services ne seront pas partagées ni divulguées à d’autres personnes ou entreprises pour leur propre usage.

Par exemple, nous pouvons divulguer vos informations personnelles aux tiers suivants aux fins décrites ici :

  • Les distributeurs ou sous-traitants avec lesquels nous entretenons une relation commerciale et qui nous fournissent des produits et services afin que nous puissions vous fournir nos Services (tels que l’hébergement, le développement de logiciels, la gestion et l’assistance).
  • Les prestataires de services tiers qui mènent des campagnes de marketing ou réalisent des enquêtes auprès des clients en notre nom.
  • Les sociétés de traitement des paiements, les agences de référence de crédit et les prestataires de services d’enquête antifraude afin de traiter les paiements et (si nécessaire) d’effectuer des détections de fraude.
  • Nos conseillers professionnels et juridiques, afin d’obtenir des conseils commerciaux, financiers ou juridiques.
  • Dans le cas où nous vendrions nos actifs commerciaux, les informations personnelles pourraient être divulguées à un acheteur potentiel. Dans ces circonstances, nous ferons des efforts raisonnables pour garantir que l’acheteur soit lié par les conditions de cette politique de confidentialité.
  • Dans des cas exceptionnels, il est possible que les informations personnelles soient partagées avec des tiers, tels que la police et les autorités de régulation, pour protéger nos droits et propriétés ou la sécurité de nos clients, employés et actifs.
  • Nous pouvons également divulguer vos informations personnelles si cela s’avère nécessaire pour nous conformer aux obligations légales de toute juridiction, même si cette obligation découle d’un acte ou d’une décision volontaire de notre part (par exemple, notre décision d’opérer dans un pays ou toute autre décision connexe).

Sinatura peut partager vos informations personnelles avec des tiers dans le but de vous fournir les Services.

Comment nous protégeons vos informations

Vos informations personnelles sont conservées sur des serveurs sécurisés et ne sont traitées à aucune fin autre que celles énoncées dans cette politique de confidentialité. Seul le personnel autorisé peut accéder aux serveurs que Sinatura utilise pour stocker ces informations ; de plus, Sinatura s’assure que les mesures de sécurité appropriées sont mises en œuvre.

Malheureusement, aucune transmission de données sur Internet ou système de stockage de données ne peut être garanti à 100 % sécurisé. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous estimez que la sécurité de l’un de vos comptes chez nous est compromise), nous vous prions de nous en informer immédiatement en nous contactant via les coordonnées ci-dessous.

Nous utilisons des fournisseurs d’hébergement situés en Espagne, soumis par conséquent aux obligations du Règlement Général sur la Protection des Données. Pour les autres aspects de notre activité, nous utilisons des distributeurs et des prestataires de services ayant déclaré être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données.

Âge requis

Nos Services ne sont disponibles que pour les personnes majeures dans la juridiction où elles résident. L’accès et l’utilisation de nos Services par des personnes mineures ne sont autorisés qu’avec le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur légal.

Communications marketing

Si vous avez donné votre consentement lors de votre inscription à nos Services ou ultérieurement, Sinatura utilisera vos informations personnelles à des fins de marketing et pour vous informer sur d’autres produits et services qui, de l’avis de Sinatura, pourraient vous intéresser. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez recevoir ce type d’informations en cochant la case correspondante sur le formulaire d’inscription.

Vous pouvez également annuler la réception de ce type d’informations à tout moment ; pour ce faire, modifiez les préférences de messagerie de votre compte ou désabonnez-vous via le lien figurant dans toutes les communications concernées. Si vous annulez l’abonnement marketing, sachez que nous pourrions tout de même vous contacter occasionnellement par des messages de service (par exemple, pour confirmer une commande que vous avez passée ou les détails de la livraison).

Exercice de vos droits

Dans certaines juridictions, vous avez le droit d’accéder, de corriger, de mettre à jour, de limiter et de recevoir une copie lisible par machine de vos informations personnelles ou de supprimer vos données, ainsi que tout autre droit applicable dans votre juridiction. Vous pouvez demander l’exercice de vos droits en nous envoyant un e-mail à sinatura@sinatura.es, ou par communication écrite à l’adresse figurant au début de ce document.

Vous avez également le droit de vous opposer à ce que vos informations personnelles soient utilisées à certaines fins, y compris l’envoi de communications marketing. Consultez la section « Communications marketing » ci-dessus pour plus de détails sur la façon de refuser les communications marketing.

Nous répondrons à toutes les demandes afin que vous puissiez exercer vos droits conformément à la législation en vigueur. Cependant, sachez qu’il existe un certain nombre de limitations à ces droits et qu’il peut y avoir des cas où nous ne pourrons pas satisfaire votre demande. Pour toute demande relative à vos informations personnelles, ou si vous avez des doutes ou des questions concernant vos informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous. Vous avez également le droit de contacter votre autorité locale de protection des données.

Conservation de vos informations

Sinatura conservera vos informations personnelles pendant le temps nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente politique de confidentialité, conformément aux périodes de conservation requises par la législation en vigueur et pendant les délais de prescription applicables. Cette période ne devrait normalement pas dépasser 5 ans dans la plupart des juridictions. Par exemple, si vous avez effectué un achat chez nous, nous conserverons un enregistrement de votre achat pendant la période nécessaire à des fins de facturation, fiscales et de garantie. Nous pouvons également conserver un enregistrement de la correspondance avec vous (par exemple, si vous avez déposé une plainte concernant nos produits ou Services) pendant le temps nécessaire pour nous protéger contre une action en justice. Dans le cas où nous n’aurions plus besoin de conserver vos informations personnelles, nous les supprimerons. Sachez que si vous vous désabonnez de nos communications marketing, nous conserverons un enregistrement de votre adresse e-mail pour nous assurer de ne pas vous envoyer d’e-mails marketing à l’avenir.

Engagements de l’utilisateur

En vous inscrivant à l’une des formules de Sinatura et en acceptant cette politique de confidentialité, vous confirmez que vous avez atteint l’âge requis pour contracter dans votre juridiction. Vous confirmez également que vous avez préalablement obtenu toutes les autorisations nécessaires de vos parents/tuteurs requises dans votre pays de résidence, le cas échéant. Nous pourrons vous contacter à tout moment pour vérifier ce qui précède et nous nous réservons le droit de suspendre ou de supprimer votre compte Sinatura si vous ne pouvez pas le prouver.

Vous garantissez la qualité des informations que vous fournissez sur nos Services. Toutes les informations personnelles que vous envoyez à Sinatura doivent être réelles et exactes ; de plus, elles doivent être tenues à jour. Vous assumez la pleine responsabilité de l’exactitude, de la mise à jour et de la conformité de vos informations avec ce principe. Vous garantissez également que vous avez obtenu l’autorisation explicite de toute personne possédant des droits à l’image, des droits de propriété intellectuelle ou d’autres droits sur votre contenu, vous autorisant ainsi à charger et stocker ledit contenu sur nos Services.

Modification de cette politique de confidentialité

ANous mettrons à jour notre politique de confidentialité de temps à autre pour nous assurer de vous informer rapidement des activités de traitement des données de Sinatura. Nous n’effectuerons aucune opération de traitement susceptible de mettre en péril vos informations personnelles ; de plus, nous obtiendrons votre consentement explicite lorsque cela sera nécessaire pour protéger votre droit à la vie privée et lorsque la législation de votre juridiction locale l’exigera. Nous vous tiendrons informé de toute modification de cette politique de confidentialité via notre site web et la plateforme Sinatura. Nous utiliserons également l’un des modes de communication que vous nous avez indiqués pour vous informer des changements importants apportés à cette politique de confidentialité. Si vous continuez à utiliser nos Services après avoir reçu une information claire concernant la mise à jour de la politique de confidentialité, vous acceptez d’être lié par les conditions mises à jour.

Contacter Sinatura

Veuillez contacter Sinatura si vous avez des questions ou des commentaires sur cette politique de confidentialité. Vous pouvez utiliser l’adresse e-mail sinatura@sinatura.es, ou l’adresse postale qui figure en haut de la présente politique de confidentialité.

Nous espérons que Sinatura pourra résoudre toutes les questions que vous pourriez soulever. Toutefois, si vous n’êtes toujours pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

Dernière modification : 2026-06-18

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