Política de privacidad

La privacidad de nuestros visitantes, clientes y usuarios es vital para Sinatura. Por tal motivo, hemos realizado el mejor esfuerzo posible para implementar la presente política de privacidad, que cumple con los requisitos de seguridad exigidos por el Reglamento Europeo 679/2016, de 27 de abril, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (en adelante, RGPD) y por su normativa de desarrollo.

Responsable del tratamiento de datos

En esta política, “Sinatura” (que en este documento aparece mencionada como “nosotros”, “nos”, “nuestro/a/os/as”, “Sinatura” o “YNEEDS”) se refiere principalmente a YNEEDS, YOUR INTELLIGENT IMAGING COMPANY, S.L.U., la empresa propietaria y prestadora del servicio Sinatura, de firma manuscrita electrónica de documentos y envío de correos electrónicos certificados. YNEEDS es el “responsable del tratamiento” de todos los datos personales obtenidos y usados sobre los visitantes del Sitio Web Sinatura, los clientes de Sinatura, de los firmantes de los documentos y de los receptores de los correos electrónicos certificados. YNEEDS es una empresa registrada en España con número de identificación fiscal B70415062 y domicilio social en Calle Progreso Nº24 – of. 5, 36202 Vigo, Pontevedra.

Esta Política de privacidad explica cómo procesamos la información personal que recopilamos de usted cuando utiliza nuestros sitios web, aplicaciones, plataformas y servicios que se rigen por esta Política de privacidad (nuestros “Servicios”).

Tipos de usuarios

Visitantes. Toda aquella persona que navegue libremente por el Sitio Web Sinatura.

Clientes-Usuarios. Toda aquella persona o entidad que esté registrada en Sinatura, ya sea en planes de pago o en planes gratuitos, que usa el servicio Sinatura para generar solicitudes de firma de documentos y/o enviar correos electrónicos certificados.

Firmantes. Toda aquella persona que en representación propia o de un tercero, realiza la firma de un documento con la plataforma Sinatura. Los firmantes no necesitan estar registrados en la plataforma Sinatura para ser un firmante.

Destinatarios. Toda aquella persona destinataria de un correo electrónico certificado por alguno de los clientes-usuarios de Sinatura.

Información sobre sus actividades

Comportamiento de navegación, información sobre dispositivos e interacciones

Se refiere a los detalles de registro de las acciones que usted lleva a cabo (visitas reiteradas a un sitio, interacciones, palabras clave, producción de contenido en línea, etc.) cuando accede a nuestros Servicios y los utiliza. De este modo podemos formarnos una “imagen” del cliente a lo largo del tiempo. También incluye información sobre los dispositivos y métodos que utiliza para interactuar con los Servicios de Sinatura y el contenido de estos.

Combinamos la información sobre el comportamiento (como su actividad de navegación) con sus datos personales, pero no almacenaremos ningún dato personal relacionado con los campos que se dejan en blanco durante el proceso de registro. Cuando el uso de la información que le identifica personalmente no sea necesaria para cumplir los propósitos establecidos en esta sección, únicamente procesaremos la información sobre el comportamiento de forma agregada.

Captamos información sobre su sistema operativo y su navegador de Internet cuando visita un sitio web de Sinatura o utiliza nuestros Servicios; esto incluye la información que se registra automáticamente al usar los Servicios (por ejemplo, información solicitada, marca de fecha y hora, dirección IP, etc.). Cuando la legislación aplicable lo exija, antes de almacenar de forma definitiva o en la memoria caché (almacenamiento temporal) los datos en su dispositivo o de acceder a ellos, obtendremos su consentimiento después de haberle proporcionado información clara y completa sobre los fines del procesamiento de su información personal.

Procesaremos la información sobre su comportamiento, sus dispositivos y sus interacciones para con los fines siguientes:

  • Proporcionar, mantener, proteger y mejorar los productos y Servicios, así como desarrollar otros nuevos:
    • Por ejemplo, información sobre cómo navega por nuestros sitios web o busca productos, con objeto de mejorar la trayectoria que sigue el usuario, proporcionar resultados de búsqueda más pertinentes o estructurar la manera en que aparece la información en nuestros Servicios.
  • Mejorar su experiencia de usuario y la calidad global de nuestros Servicios:
    • Su actividad, por ejemplo, las páginas que visita o los artículos que consulta, nos indica qué le resulta a usted más importante y atractivo de nuestros Servicios, para poder adaptar su experiencia a aquello que más le interesa y mostrarle contenido personalizado.
    • Los identificadores de dispositivo y de plataforma nos permiten saber qué dispositivo utiliza para acceder a nuestros Servicios con el fin de poder personalizarlos y optimizarlos para ese dispositivo y mejorar su experiencia de usuario en su conjunto (por ejemplo, proporcionarle contenido y publicidad más pertinentes en el dispositivo o navegador que esté usando).
    • Almacenar datos localmente en su dispositivo nos permite mejorar algunos aspectos como el rendimiento del sitio web y la carga de contenido incluso fuera de línea.
  • Proteger a nuestros usuarios y a Sinatura:
    • Podemos supervisar actividades inusuales o sospechosas sobre nuestros Servicios, tales como abuso automatizado; de esta forma, podemos abordarlas rápidamente e informarle sobre posibles actividades fraudulentas que afectan a su cuenta.
    • También podríamos usar su información personal para auditorías internas, con objeto de cumplir los requisitos legales aplicables.

Datos de uso de Sinatura e historial de soporte

Se trata de la información sobre el volumen uso de Sinatura, sobre cómo configura y utiliza Sinatura, además de los datos sobre sus interacciones con Sinatura, en relación con los Servicios de atención al cliente, garantía y soporte.

Aunque parte de la información que pertenece a esta categoría no constituye información personal, aplicaremos las protecciones necesarias para asegurar también la privacidad de esta información. Procesaremos estos datos con los fines siguientes:

  • Proporcionarle información que le resulte más útil, contenido y ofertas más pertinentes, así como las últimas novedades sobre productos y eventos.
  • Proporcionar, mantener, proteger y mejorar los productos y Servicios, así como desarrollar otros nuevos:
    • Comprender el uso que nuestros clientes hacen de Sinatura, nos ayuda a identificar las funciones que debemos mejorar o incorporar a los futuras versiones.
  • Ayudar a solucionar cualquier problema que pueda surgirle con la plataforma y servicio Sinatura:
    • Necesitamos conocer la información sobre la versión de Sinatura, y cómo accede a ella poder solucionar los problemas que nos plantea con mayor eficacia y proporcionarle información específica.
    • Conocer cuál es y que versión de su sistema operativo y navegador web, nos permite solucionar los problemas que nos consulta de manera más eficiente.

Información personal que recopilamos y con qué fin la utilizamos

Visitantes

Recopilamos la información de los visitantes a nuestro sitio web Sinatura cuando cubre alguno de los formularios de Sinatura. Los datos solicitados son el nombre, la dirección de correo electrónico, su teléfono, y la información que nos proporcione en el área de texto libre que tiene a su disposición.

Tratamos la información de los visitantes para poder responder de la mejor manera posible a la cuestión, sugerencia o demanda de información que los visitantes hayan transmitido. En el caso de haberse suscrito a nuestro boletín de noticias, trataremos la información proporcionada para hacerle llegar nuestros boletines de noticias y novedades.

Clientes-usuarios

Recopilamos la información de nuestros clientes-usuarios:

  • Al registrarse en Sinatura, ya sea para un plan gratuito o en un plan de pago, se le solicitarán su nombre y apellidos, o denominación social en el caso de personas jurídicas, un nombre de usuario, una dirección de correo electrónico, una contraseña, y su número de identificación.
  • Durante el uso de la plataforma Sinatura, recogemos los datos que el cliente-usuario aporte libremente, como por ejemplo, los documentos que remita para firma, o el contenido de los correos electrónicos certificados que envíe, o metadatos asociados con el uso de la funcionalidad de plantillas. Asimismo, se recogerán los datos de facturación y pago para aquellos clientes-usuarios de un plan de pago de Sinatura.

Tratamos la información que nos aportan nuestros clientes-usuarios para identificarlo, y para poder prestarle el servicio del mejor modo posible. En concreto:

  • Permitir su acceso a la plataforma Sinatura.
  • Permitir la creación de solicitudes de firma.
  • Permitir el envío de correos electrónicos certificados.
  • Remitirle notificaciones importantes respecto a las solicitudes de firma, los correos electrónicos certificados que ha enviado, a su cuenta de Sinatura, o a novedades o información relevante en el servicio Sinatura.
  • Remitirle información relativa a su suscripción y pago.
  • Custodiar la información de su cuenta para garantizar la mayor disponibilidad, integridad y trazabilidad de su información. 
  • Prestarle soporte a través del canal de soporte de Sinatura.

Salvo en el caso de pago por domiciliación bancaria, no procesaremos ni almacenaremos sus datos bancarios o de tarjetas de crédito o débito que use al realizar el abono de su suscripción directamente en la plataforma Sinatura. El pago de la suscripción se lleva a través de plataformas de pago de terceros. Sus datos bancarios no se compartirán con Sinatura.

Firmantes

Recopilamos la información de los firmantes cuando realizan la firma de un documento con la plataforma Sinatura. En este caso, recogemos:

  • El nombre y apellido o apellidos, y dirección de correo electrónico aportado por el Cliente-Usuario de Sinatura que realiza el envío del documento a firmar.
  • Opcionalmente, y a elección del Cliente-Usuario, el número de identificación personal, por ejemplo el NIF o número de pasaporte.
  • Opcionalmente, y a elección del Cliente-Usuario, el número de teléfono móvil.
  • Información del dispositivo con el que realiza la aceptación y firma del documento.
  • Información de las diferentes acciones que el firmante realiza sobre el proceso de firma, así como la fecha y hora en la que se producen. Estos eventos son:
    • Aceptar ver el documento a firmar.
    • Aceptar la política de privacidad, incluyendo expresamente el tratamiento de los datos biométricos de su firma.
    • Aceptar iniciar la firma del documento.
    • Aceptar realizar el envío del documento firmado a la plataforma Sinatura.
  • Los datos biométricos de la firma, y opcionalmente datos de la escritura de un texto a solicitud del cliente-usuario que ha iniciado la solicitud de firma.
  • Información de ubicación, incluida la ubicación geográfica en tiempo real, en aquellos casos en que nos haya autorizado expresamente a hacerlo.

El objetivo de la información recabada es generar una firma avanzada conforme al REGLAMENTO (UE) Nº 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de julio de 2014. Para lo anterior, y para garantizar la confidencialidad de la información biométrica de la firma, Sinatura encripta los datos biométricos de la firma del usuario, de modo que no puedan ser desencriptados por terceros. Los datos encriptados se insertan en el documento firmado.

Adicionalmente, parte de la información anterior se recaba con el fin de obtener información de trazabilidad del proceso de firma que aporte todavía mayor confianza al documento firmado.

En ocasiones, cuando un cliente-usuario que creó la solicitud de firma emplea la funcionalidad de plantillas de Sinatura, en especial en el modo Fast Signature o Firma rápida, puede recabarse la información personal del firmante que el cliente-usuario haya indicado como necesaria para cumplimentar el formulario PDF para su firma. El único tratamiento que se realiza de estos datos, es el de cumplimentar el formulario PDF con carácter previo a su firma.

Destinatarios

Recopilamos la información de los destinatarios de los correos electrónicos certificados que emiten nuestros clientes cuando acceden al correo electrónico remitido. En este caso, recogemos:

  • Dirección de correo electrónico.
  • Información del dispositivo con el que accede al correo electrónico enviado por Sinatura.
  • Información de la fecha y hora de acceso.

El objetivo de la información recabada es la de generar una certificación de envío, aperturas y contenido, con la mayor confianza y trazabilidad posible, que posea el mayor efecto jurídico del servicio de entrega electrónica certificada conforme al REGLAMENTO (UE) Nº 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de julio de 2014.

Cookies y otras tecnologías

Las cookies y otras tecnologías semejantes (por ejemplo, las balizas web) son pequeños elementos de información que se utilizan para almacenar datos técnicos y/o personales, identificar a los usuarios de un servicio y habilitar determinadas funcionalidades. Para obtener más información sobre las cookies que nuestros Servicios utilizan y cómo rechazarlas, visite el Aviso Legal de Sinatura. Podrá acceder a ella a través del sitio web Sinatura.

Base jurídica para el uso de su información personal

Sinatura solo procesará su información personal cuando disponga de una base jurídica para hacerlo.

La base jurídica dependerá de las finalidades para las cuales hemos recopilado y utilizado su información personal. En prácticamente cada caso, la base jurídica será alguna de las siguientes:

  • Darle acceso a la plataforma Sinatura, siempre que usted así lo solicite, ya sea en un plan gratuito o de pago.
  • Formalización de un contrato con usted, en el caso en que desee suscribirse a un plan de pago de Sinatura.
  • Consentimiento: por ejemplo, siempre que usted haya indicado que desearía recibir comunicaciones de marketing y ofertas de Sinatura, o en el caso que nos haya proporcionado información voluntariamente para participar en un concurso. Podrá retirar su consentimiento en cualquier momento.
  • Intereses comerciales legítimos de Sinatura: siempre que sea necesario para Sinatura comprender a nuestros clientes, promocionar nuestros artículos, productos y Servicios y operar de forma efectiva como un prestador de servicios de confianza. Para obtener más información, consulte la sección “Nuestros Intereses Legítimos”.
  • Cumplimiento de la ley: siempre que Sinatura esté sujeto a una obligación legal y deba utilizar su información personal para cumplir con dicha obligación.

Nuestros intereses legítimos

Los intereses comerciales legítimos de Sinatura mencionados anteriormente incluyen: siempre que sea necesario para Sinatura comprender a nuestros clientes de forma suficientemente detallada, de modo que podamos crear y publicitar nuevos productos y Servicios, así como ofrecer a nuestros clientes una mejor experiencia. Por ejemplo, realizamos análisis sobre esta base jurídica porque son necesarios para proporcionarle una experiencia a medida y para que podamos mejorar, mantener y gestionar nuestros productos y Servicios de una forma que satisfaga sus expectativas como cliente.

Cómo compartimos su información

Excepto por lo establecido en esta política o siempre que haya proporcionado su consentimiento, la información personal procesada cuando utilice nuestros Servicios no se compartirá ni se divulgará a otras personas o empresas, para su propio uso.

Por ejemplo, podemos divulgar su información personal a los terceros siguientes para los fines descritos aquí:

  • Distribuidores o subcontratistas con quienes tengamos una relación comercial y que nos proporcionen productos y servicios para que podamos prestarle nuestros Servicios (como el hosting, el desarrollo de software, la gestión y el soporte).
  • Proveedores de servicios de terceros que lleven a cabo campañas de marketing o que realicen encuestas a los clientes en nuestro nombre.
  • Empresas de procesamiento de pagos, agencias de referencia de crédito y proveedores de servicios de investigación antifraude con el fin de procesar los pagos y (cuando sea necesario) llevar a cabo las detecciones de fraudes.
  • Nuestros asesores profesionales y judiciales, con el fin de obtener asesoramiento comercial, financiero o jurídico.
  • En el caso de que vendamos nuestros activos comerciales, la información personal podría divulgarse a un comprador potencial. En estas circunstancias, realizaremos los esfuerzos razonables para garantizar que el comprador esté vinculado por las condiciones de esta Política de privacidad.
  • En casos excepcionales, es posible que la información personal se comparta con terceros, como la policía y las autoridades reguladoras, para proteger nuestros derechos y propiedades o la seguridad de nuestros clientes, empleados y activos.
  • También podemos divulgar su información personal si resulta necesaria para cumplir las obligaciones legales de cualquier jurisdicción, incluso en el caso de que dicha obligación se genere como resultado de un acto o una decisión voluntarios por nuestra parte (por ejemplo, nuestra decisión de operar en un país u otra decisión relacionada).

Sinatura puede compartir su información personal con terceros con el fin de prestarle los Servicios.

Cómo protegemos su información

Su información personal se conserva en servidores seguros y no se procesa para ningún fin ajeno a los establecidos en esta Política de privacidad. Solo el personal autorizado puede acceder a los servidores que Sinatura utiliza para almacenar esta información; además, Sinatura se asegura de que se pongan en marcha las medidas de seguridad adecuadas.

Lamentablemente, no se puede garantizar que la transmisión de datos por Internet o que el sistema de almacenamiento de datos sean seguros al 100 %. Si tiene motivos para creer que su interacción con nosotros ya no es segura (por ejemplo, si siente que la seguridad de cualquiera de las cuentas que pueda tener con nosotros está en peligro), le rogamos que nos notifique de inmediato su problema poniéndose en contacto con nosotros a través de los datos de contacto siguientes.

Utilizamos proveedores de hosting situados en España, sujetos por lo tanto a las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos.

Para los restantes aspectos de nuestra actividad, utilizamos distribuidores y proveedores de servicios que hayan expresado el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos.

Edad adecuada

Nuestros Servicios solo están disponibles para las personas mayores de edad en la jurisdicción en la que residen. El acceso y el uso de nuestros Servicios por parte de personas menores de edad solo se permiten con el consentimiento expreso de un progenitor o tutor legal.

Comunicaciones de marketing

Si proporcionó su consentimiento al registrarse en nuestros Servicios o en un momento posterior, Sinatura utilizará su información personal con fines de marketing y para informarle sobre otros productos y servicios que, en opinión de Sinatura, podrían interesarle. Puede especificar si desea recibir este tipo de información marcando la casilla apropiada del formulario de registro.

También puede cancelar la recepción de esta clase de información en cualquier momento; para ello, modifique las preferencias de correo electrónico de su cuenta o cancele la suscripción a través del enlace que aparece en todas las comunicaciones aplicables. Si cancela la suscripción de marketing, tenga en cuenta que aún podríamos ponernos en contacto con usted mediante mensajes de servicio de vez en cuando (por ejemplo, para confirmar un pedido que haya realizado o los detalles de la entrega).

Ejercicio de sus derechos

En determinadas jurisdicciones, usted tiene derecho a acceder, corregir, actualizar, restringir y recibir una copia legible por máquina de su información personal o a eliminar sus datos, así como cualquier otro derecho aplicable en su jurisdicción. Puede solicitar el ejercicio de sus derechos remitiéndonos un correo electrónico a sinatura@sinatura.es, o mediante comunicación escrita a la dirección que figura al inicio del presente documento.

También tiene derecho a oponerse a que su información personal se utilice para determinados fines, incluido el envío de comunicaciones de marketing. Consulte el apartado “Comunicaciones de marketing” anterior para obtener más detalles sobre cómo cancelar las comunicaciones de marketing.

Cumpliremos todas las solicitudes para que pueda ejercer sus derechos de conformidad con la legislación vigente. Sin embargo, tenga en cuenta que existen una serie de limitaciones de estos derechos y que puede haber casos en los que no podamos satisfacer su solicitud. Para realizar cualquier solicitud relacionada con su información personal, o si tiene alguna duda o pregunta relativa a su información personal, póngase en contacto con nosotros mediante los datos que se indican a continuación. También tiene derecho a ponerse en contacto con la autoridad de protección de datos local.

Retención de su información

Sinatura conservará su información personal durante el tiempo necesario para lograr los fines establecidos en la presente Política de privacidad, de conformidad con los períodos de retención que requiere la legislación vigente y durante los plazos de prescripción pertinentes. Este período de tiempo normalmente no debe superar los 5 años en la mayoría de jurisdicciones. Por ejemplo, si ha realizado una compra con nosotros, mantendremos un registro de su compra durante el período necesario para fines de facturación, fiscales y de garantía. También podemos conservar un registro de la correspondencia con usted (por ejemplo, si ha presentado una queja sobre nuestros productos o Servicios) durante el tiempo que sea necesario para protegernos de una demanda legal. En el caso de que no necesitemos conservar más su información personal, la eliminaremos. Tenga en cuenta que si cancela su suscripción de nuestras comunicaciones de marketing, conservaremos un registro de su dirección de correo electrónico para asegurarnos de no enviarle correos electrónicos de marketing en el futuro.

Compromisos del usuario

Al registrarse en cualquiera de los planes de Sinatura, y aceptar esta Política de privacidad, usted confirma que ha cumplido la edad exigida para formalizar contratos en su jurisdicción. También confirma que ha obtenido previamente todos los permisos necesarios de sus progenitores/tutores que se requieren en su país de residencia, cuando proceda. Nos pondremos en contacto con usted en cualquier momento para comprobar lo mencionado anteriormente y nos reservamos el derecho de suspender o eliminar su cuenta de Sinatura en caso de que no pueda demostrarlo.

Usted garantiza la calidad de la información que facilita en nuestros Servicios. Toda la información personal que envíe a Sinatura deberá ser real y exacta; además, deberá mantenerse actualizada. Usted asume la responsabilidad plena de su información para que sea precisa, esté actualizada y cumpla con este principio. Usted garantiza también que ha obtenido el permiso explícito de toda persona que posea derechos de imagen personal, propiedad intelectual u otros derechos sobre su contenido, por lo que le autoriza a cargar y almacenar dicho contenido en nuestros Servicios.

Modificación de esta Política de privacidad

Actualizaremos nuestra Política de privacidad cada cierto tiempo para asegurarnos de informarle puntualmente de las actividades de procesamiento de datos de Sinatura. No llevaremos a cabo ninguna operación de procesamiento que pueda poner en riesgo su información personal; además, obtendremos su consentimiento explícito cuando sea necesario para proteger su derecho a la intimidad y cuando se nos requiera en virtud de la legislación de su jurisdicción local. Le mantendremos al día de cualquier modificación de esta Política de privacidad a través de nuestro Sitio Web y de la plataforma Sinatura. También utilizaremos cualquiera de los métodos de comunicación que nos haya indicado para informarle sobre los cambios importantes de esta Política de privacidad. Si continúa utilizando nuestros Servicios después de haber recibido información inequívoca de la actualización de la Política de privacidad, acepta estar vinculado por las condiciones actualizadas.

Ponerse en contacto con Sinatura

Póngase en contacto con Sinatura si tiene cualquier pregunta o comentario sobre esta Política de privacidad. Puede usar la dirección de correo electrónico sinatura@sinatura.es, o la dirección postal que figura en la parte superior de la presente política de privacidad.

Esperamos que Sinatura pueda resolver todas las cuestiones que pueda plantearle. Sin embargo, si todavía no se siente satisfecho, puede presentar una queja a la autoridad de protección de datos local.

Última modificación: 2020-12-22

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