Política de privacidad

La privacidad de nuestros visitantes, clientes y usuarios es vital para Sinatura. Por tal motivo, hemos realizado el mejor esfuerzo posible para implementar la presente política de privacidad, que cumple con los requisitos de seguridad exigidos por el Reglamento Europeo 679/2016, de 27 de abril, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (en adelante, RGPD) y por su normativa de desarrollo.

Responsable del tratamiento de datos

En esta política, “Sinatura” (que en este documento aparece mencionada como “nosotros”, “nos”, “nuestro/a/os/as”, “Sinatura” o “YNEEDS”) se refiere principalmente a YNEEDS, YOUR INTELLIGENT IMAGING COMPANY, S.L.U., la empresa propietaria y prestadora del servicio Sinatura, de firma manuscrita electrónica de documentos y envío de correos electrónicos certificados. YNEEDS es el “responsable del tratamiento” de todos los datos personales obtenidos y usados sobre los visitantes del Sitio Web Sinatura, los clientes de Sinatura, de los firmantes de los documentos y de los receptores de los correos electrónicos certificados. YNEEDS es una empresa registrada en España con número de identificación fiscal B70415062 y domicilio social en Calle Progreso Nº24 – of. 5, 36202 Vigo, Pontevedra.

Esta Política de privacidad explica cómo procesamos la información personal que recopilamos de usted cuando utiliza nuestros sitios web, aplicaciones, plataformas y servicios que se rigen por esta Política de privacidad (nuestros “Servicios”).

Tipos de usuarios

Visitantes. Toda aquella persona que navegue libremente por el Sitio Web Sinatura.

Clientes-Usuarios. Toda aquella persona o entidad que esté registrada en Sinatura, ya sea en planes de pago o en planes gratuitos, que usa el servicio Sinatura para generar solicitudes de firma de documentos y/o enviar correos electrónicos certificados.

Firmantes. Toda aquella persona que en representación propia o de un tercero, realiza la firma de un documento con la plataforma Sinatura. Los firmantes no necesitan estar registrados en la plataforma Sinatura para ser un firmante.

Destinatarios. Toda aquella persona destinataria de un correo electrónico certificado por alguno de los clientes-usuarios de Sinatura.

Información sobre sus actividades

Comportamiento de navegación, información sobre dispositivos e interacciones

Se refiere a los detalles de registro de las acciones que usted lleva a cabo (visitas reiteradas a un sitio, interacciones, palabras clave, producción de contenido en línea, etc.) cuando accede a nuestros Servicios y los utiliza. De este modo podemos formarnos una “imagen” del cliente a lo largo del tiempo. También incluye información sobre los dispositivos y métodos que utiliza para interactuar con los Servicios de Sinatura y el contenido de estos.

Combinamos la información sobre el comportamiento (como su actividad de navegación) con sus datos personales, pero no almacenaremos ningún dato personal relacionado con los campos que se dejan en blanco durante el proceso de registro. Cuando el uso de la información que le identifica personalmente no sea necesaria para cumplir los propósitos establecidos en esta sección, únicamente procesaremos la información sobre el comportamiento de forma agregada.

Captamos información sobre su sistema operativo y su navegador de Internet cuando visita un sitio web de Sinatura o utiliza nuestros Servicios; esto incluye la información que se registra automáticamente al usar los Servicios (por ejemplo, información solicitada, marca de fecha y hora, dirección IP, etc.). Cuando la legislación aplicable lo exija, antes de almacenar de forma definitiva o en la memoria caché (almacenamiento temporal) los datos en su dispositivo o de acceder a ellos, obtendremos su consentimiento después de haberle proporcionado información clara y completa sobre los fines del procesamiento de su información personal.

Procesaremos la información sobre su comportamiento, sus dispositivos y sus interacciones para con los fines siguientes:

  • Proporcionar, mantener, proteger y mejorar los productos y Servicios, así como desarrollar otros nuevos:
    • Por ejemplo, información sobre cómo navega por nuestros sitios web o busca productos, con objeto de mejorar la trayectoria que sigue el usuario, proporcionar resultados de búsqueda más pertinentes o estructurar la manera en que aparece la información en nuestros Servicios.
  • Mejorar su experiencia de usuario y la calidad global de nuestros Servicios:
    • Su actividad, por ejemplo, las páginas que visita o los artículos que consulta, nos indica qué le resulta a usted más importante y atractivo de nuestros Servicios, para poder adaptar su experiencia a aquello que más le interesa y mostrarle contenido personalizado.
    • Los identificadores de dispositivo y de plataforma nos permiten saber qué dispositivo utiliza para acceder a nuestros Servicios con el fin de poder personalizarlos y optimizarlos para ese dispositivo y mejorar su experiencia de usuario en su conjunto (por ejemplo, proporcionarle contenido y publicidad más pertinentes en el dispositivo o navegador que esté usando).
    • Almacenar datos localmente en su dispositivo nos permite mejorar algunos aspectos como el rendimiento del sitio web y la carga de contenido incluso fuera de línea.
  • Proteger a nuestros usuarios y a Sinatura:
    • Podemos supervisar actividades inusuales o sospechosas sobre nuestros Servicios, tales como abuso automatizado; de esta forma, podemos abordarlas rápidamente e informarle sobre posibles actividades fraudulentas que afectan a su cuenta.
    • También podríamos usar su información personal para auditorías internas, con objeto de cumplir los requisitos legales aplicables.

Datos de uso de Sinatura e historial de soporte

Se trata de la información sobre el volumen uso de Sinatura, sobre cómo configura y utiliza Sinatura, además de los datos sobre sus interacciones con Sinatura, en relación con los Servicios de atención al cliente, garantía y soporte.

Aunque parte de la información que pertenece a esta categoría no constituye información personal, aplicaremos las protecciones necesarias para asegurar también la privacidad de esta información. Procesaremos estos datos con los fines siguientes:

  • Proporcionarle información que le resulte más útil, contenido y ofertas más pertinentes, así como las últimas novedades sobre productos y eventos.
  • Proporcionar, mantener, proteger y mejorar los productos y Servicios, así como desarrollar otros nuevos:
    • Comprender el uso que nuestros clientes hacen de Sinatura, nos ayuda a identificar las funciones que debemos mejorar o incorporar a los futuras versiones.
  • Ayudar a solucionar cualquier problema que pueda surgirle con la plataforma y servicio Sinatura:
    • Necesitamos conocer la información sobre la versión de Sinatura, y cómo accede a ella poder solucionar los problemas que nos plantea con mayor eficacia y proporcionarle información específica.
    • Conocer cuál es y que versión de su sistema operativo y navegador web, nos permite solucionar los problemas que nos consulta de manera más eficiente.

Información personal que recopilamos y con qué fin la utilizamos

Visitantes

Recopilamos la información de los visitantes a nuestro sitio web Sinatura cuando cubre alguno de los formularios de Sinatura. Los datos solicitados son el nombre, la dirección de correo electrónico, su teléfono, y la información que nos proporcione en el área de texto libre que tiene a su disposición.

Tratamos la información de los visitantes para poder responder de la mejor manera posible a la cuestión, sugerencia o demanda de información que los visitantes hayan transmitido. En el caso de haberse suscrito a nuestro boletín de noticias, trataremos la información proporcionada para hacerle llegar nuestros boletines de noticias y novedades.

Clientes-usuarios

Recopilamos la información de nuestros clientes-usuarios:

  • Al registrarse en Sinatura, ya sea para un plan gratuito o en un plan de pago, se le solicitarán su nombre y apellidos, o denominación social en el caso de personas jurídicas, un nombre de usuario, una dirección de correo electrónico, una contraseña, y su número de identificación.
  • Durante el uso de la plataforma Sinatura, recogemos los datos que el cliente-usuario aporte libremente, como por ejemplo, los documentos que remita para firma, o el contenido de los correos electrónicos certificados que envíe, o metadatos asociados con el uso de la funcionalidad de plantillas. Asimismo, se recogerán los datos de facturación y pago para aquellos clientes-usuarios de un plan de pago de Sinatura.

Tratamos la información que nos aportan nuestros clientes-usuarios para identificarlo, y para poder prestarle el servicio del mejor modo posible. En concreto:

  • Permitir su acceso a la plataforma Sinatura.
  • Permitir la creación de solicitudes de firma.
  • Permitir el envío de correos electrónicos certificados.
  • Remitirle notificaciones importantes respecto a las solicitudes de firma, los correos electrónicos certificados que ha enviado, a su cuenta de Sinatura, o a novedades o información relevante en el servicio Sinatura.
  • Remitirle información relativa a su suscripción y pago.
  • Custodiar la información de su cuenta para garantizar la mayor disponibilidad, integridad y trazabilidad de su información.
  • Prestarle soporte a través del canal de soporte de Sinatura.

Salvo en el caso de pago por domiciliación bancaria, no procesaremos ni almacenaremos sus datos bancarios o de tarjetas de crédito o débito que use al realizar el abono de su suscripción directamente en la plataforma Sinatura. El pago de la suscripción se lleva a través de plataformas de pago de terceros. Sus datos bancarios no se compartirán con Sinatura.

Clientes-usuarios

Tratamos los datos personales de las personas designadas para firmar un documento a través de la plataforma Sinatura.

Datos recabados:

  • Datos identificativos y de contacto aportados por el Cliente-Usuario: Nombre, apellidos, dirección de correo electrónico y/o número de teléfono móvil facilitados por el usuario creador de la solicitud de firma.
  • Documento de identidad (opcional): A elección del Cliente-Usuario, NIF, NIE o número de pasaporte para reforzar la identificación legal.
  • Datos técnicos y de auditoría: Dirección IP, información del dispositivo y navegador web, registros de eventos con fecha y hora (apertura del documento, visualización, aceptación de condiciones y envío), y geolocalización en tiempo real en caso de haber otorgado permiso en el dispositivo.
  • Datos biométricos y trazo de firma: Coordenadas espaciales, velocidad, aceleración y presión del trazo manuscrito (los cuales se cifran de forma inmediata y se incrustan en el PDF sin almacenarse en claro).

Finalidades del tratamiento:

  1. Envío y notificación de la solicitud de firma: Utilizar el correo electrónico o el número de teléfono móvil del firmante para remitirle la solicitud de firma y el enlace seguro de acceso al documento, ya sea mediante correo electrónico o a través de mensaje SMS, así como los recordatorios del estado de la firma que configure el solicitante.
  2. Autenticación por SMS (OTP): En caso de haberse configurado la verificación de doble factor, enviar al teléfono móvil del firmante un código de un solo uso (One-Time Password) por SMS que debe introducir para validar su firma.
  3. Generación de la firma electrónica avanzada y trazabilidad probatoria: Vincular la firma al documento conforme al Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) y generar el documento probatorio (Audit Trail) que acredite la autenticidad e integridad del proceso.

Destinatarios

Recopilamos la información de los destinatarios de los correos electrónicos certificados que emiten nuestros clientes cuando acceden al correo electrónico remitido. En este caso, recogemos:

  • Dirección de correo electrónico.
  • Información del dispositivo con el que accede al correo electrónico enviado por Sinatura.
  • Información de la fecha y hora de acceso.

El objetivo de la información recabada es la de generar una certificación de envío, aperturas y contenido, con la mayor confianza y trazabilidad posible, que posea el mayor efecto jurídico del servicio de entrega electrónica certificada conforme al REGLAMENTO (UE) Nº 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de julio de 2014.

Cookies y otras tecnologías

Las cookies y otras tecnologías semejantes (por ejemplo, las balizas web) son pequeños elementos de información que se utilizan para almacenar datos técnicos y/o personales, identificar a los usuarios de un servicio y habilitar determinadas funcionalidades. Para obtener más información sobre las cookies que nuestros Servicios utilizan y cómo rechazarlas, visite el Aviso Legal de Sinatura. Podrá acceder a ella a través del sitio web Sinatura.

Base jurídica para el uso de su información personal

Sinatura solo procesará su información personal cuando disponga de una base jurídica para hacerlo.

La base jurídica dependerá de las finalidades para las cuales hemos recopilado y utilizado su información personal. En prácticamente cada caso, la base jurídica será alguna de las siguientes:

  • Darle acceso a la plataforma Sinatura, siempre que usted así lo solicite, ya sea en un plan gratuito o de pago.
  • Formalización de un contrato con usted, en el caso en que desee suscribirse a un plan de pago de Sinatura.
  • Consentimiento: por ejemplo, siempre que usted haya indicado que desearía recibir comunicaciones de marketing y ofertas de Sinatura, o en el caso que nos haya proporcionado información voluntariamente para participar en un concurso. Podrá retirar su consentimiento en cualquier momento.
  • Intereses comerciales legítimos de Sinatura: siempre que sea necesario para Sinatura comprender a nuestros clientes, promocionar nuestros artículos, productos y Servicios y operar de forma efectiva como un prestador de servicios de confianza. Para obtener más información, consulte la sección “Nuestros Intereses Legítimos”.
  • Cumplimiento de la ley: siempre que Sinatura esté sujeto a una obligación legal y deba utilizar su información personal para cumplir con dicha obligación.

Nuestros intereses legítimos

Los intereses comerciales legítimos de Sinatura mencionados anteriormente incluyen: siempre que sea necesario para Sinatura comprender a nuestros clientes de forma suficientemente detallada, de modo que podamos crear y publicitar nuevos productos y Servicios, así como ofrecer a nuestros clientes una mejor experiencia. Por ejemplo, realizamos análisis sobre esta base jurídica porque son necesarios para proporcionarle una experiencia a medida y para que podamos mejorar, mantener y gestionar nuestros productos y Servicios de una forma que satisfaga sus expectativas como cliente.

Cómo compartimos su información

Excepto por lo establecido en esta política o siempre que haya proporcionado su consentimiento, la información personal procesada cuando utilice nuestros Servicios no se compartirá ni se divulgará a otras personas o empresas, para su propio uso.

Por ejemplo, podemos divulgar su información personal a los terceros siguientes para los fines descritos aquí:

  • Distribuidores o subcontratistas con quienes tengamos una relación comercial y que nos proporcionen productos y servicios para que podamos prestarle nuestros Servicios (como el hosting, el desarrollo de software, la gestión y el soporte).
  • Proveedores de servicios de terceros que lleven a cabo campañas de marketing o que realicen encuestas a los clientes en nuestro nombre.
  • Empresas de procesamiento de pagos, agencias de referencia de crédito y proveedores de servicios de investigación antifraude con el fin de procesar los pagos y (cuando sea necesario) llevar a cabo las detecciones de fraudes.
  • Nuestros asesores profesionales y judiciales, con el fin de obtener asesoramiento comercial, financiero o jurídico.
  • En el caso de que vendamos nuestros activos comerciales, la información personal podría divulgarse a un comprador potencial. En estas circunstancias, realizaremos los esfuerzos razonables para garantizar que el comprador esté vinculado por las condiciones de esta Política de privacidad.
  • En casos excepcionales, es posible que la información personal se comparta con terceros, como la policía y las autoridades reguladoras, para proteger nuestros derechos y propiedades o la seguridad de nuestros clientes, empleados y activos.
  • También podemos divulgar su información personal si resulta necesaria para cumplir las obligaciones legales de cualquier jurisdicción, incluso en el caso de que dicha obligación se genere como resultado de un acto o una decisión voluntarios por nuestra parte (por ejemplo, nuestra decisión de operar en un país u otra decisión relacionada).

Sinatura puede compartir su información personal con terceros con el fin de prestarle los Servicios.

Para prestar los Servicios con los más altos estándares de calidad y seguridad, Sinatura recurre a proveedores especializados que actúan en calidad de Encargados del Tratamiento al amparo del artículo 28 del RGPD, mediando con todos ellos contratos de tratamiento de datos que imponen estrictos deberes de confidencialidad y la prohibición de tratar la información para fines propios:

Servidores de aplicación y bases de datos:
La ejecución de la plataforma Sinatura y las bases de datos operativas (donde se gestionan las cuentas de usuario, solicitudes de firma y registros del servicio) están alojadas en servidores virtuales proporcionados por Cloudi NextGen S.L. | B66356528, empresa española con centros de datos situados en Barcelona (España), manteniendo la base de datos íntegramente en territorio nacional bajo normativa europea.

Almacenamiento seguro de documentos en la nube (Google Cloud):
La custodia a largo plazo de los documentos electrónicos firmados y sus copias de seguridad se realiza en la infraestructura de almacenamiento de objetos de Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, con sede en Dublín, Irlanda; y Google LLC). Google actúa bajo los términos vinculantes de su Acuerdo de Tratamiento de Datos (Cloud Data Processing Addendum – CDPA), garantizando cifrado de datos en reposo y en tránsito y certificaciones internacionales de seguridad (ISO/IEC 27001, 27017, 27018 y SOC 2/3).

Administración de sistemas, monitorización y copias de seguridad (Ultreia Comunicaciones):
La administración técnica de sistemas, monitorización continua, actualización de servidores y la gestión operativa de las copias de seguridad de las bases de datos de Sinatura están encomendadas a la empresa tecnológica española Ultreia Comunicaciones, S.L. Dicha entidad actúa bajo contrato formal de encargo de tratamiento y estricto acuerdo de confidencialidad y secreto profesional, teniendo su personal acceso técnico restringido a los sistemas únicamente para labores de soporte, mantenimiento y continuidad del servicio.

Servicios de telecomunicaciones y mensajería SMS/Email:
Para la entrega de las notificaciones de firma y el envío de códigos de verificación OTP por SMS a los firmantes, Sinatura utiliza proveedores y pasarelas de mensajería electrónica y telecomunicaciones ubicados en España y la Unión Europea (tales como operadores de mensajería SMS homologados), actuando como encargados del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.

Cómo protegemos su información

Su información personal se conserva en servidores seguros y no se procesa para ningún fin ajeno a los establecidos en esta Política de privacidad. Solo el personal autorizado puede acceder a los servidores que Sinatura utiliza para almacenar esta información; además, Sinatura se asegura de que se pongan en marcha las medidas de seguridad adecuadas.

Lamentablemente, no se puede garantizar que la transmisión de datos por Internet o que el sistema de almacenamiento de datos sean seguros al 100 %. Si tiene motivos para creer que su interacción con nosotros ya no es segura (por ejemplo, si siente que la seguridad de cualquiera de las cuentas que pueda tener con nosotros está en peligro), le rogamos que nos notifique de inmediato su problema poniéndose en contacto con nosotros a través de los datos de contacto siguientes.

Ubicación de los servidores, seguridad y Transferencias Internacionales de Datos:
Toda la arquitectura tecnológica de Sinatura está diseñada para garantizar que los datos personales de nuestros usuarios y firmantes permanezcan en España y dentro del Espacio Económico Europeo:

  • Servidores web y base de datos: Alojados en centros de datos en España (Cloudi NextGen S.L. | B66356528).
  • Almacenamiento de documentos firmados: Custodiados en Google Cloud Storage en la región europe-southwest1 (Madrid, España).
  • Administración técnica y soporte: Operado directamente desde España por personal especializado y por nuestro proveedor técnico nacional (Ultreia Comunicaciones, S.L.).

En la medida en que la provisión del servicio de almacenamiento de Google Cloud pudiera implicar de manera accesoria o incidental el acceso técnico o soporte global desde fuera del Espacio Económico Europeo por parte de su matriz estadounidense, dichas operaciones se encuentran plenamente legitimadas conforme al Capítulo V del RGPD mediante:

  1. La certificación vigente de Google LLC en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-US Data Privacy Framework), reconocido por Decisión de Adecuación de la Comisión Europea del 10 de julio de 2023.
  2. De forma complementaria y subsidiaria, la suscripción formal de las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) aprobadas por la Comisión Europea (Decisión de Ejecución UE 2021/914), incorporadas en el Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) del proveedor.

Servicios auxiliares y de gestión (gestoría y asesoría contable/fiscal):
Para la gestión de los restantes aspectos auxiliares de nuestra actividad empresarial (tales como la asesoría fiscal, contable y mercantil para la facturación de nuestros servicios, o el asesoramiento legal y laboral), Sinatura contrata con despachos profesionales y empresas de servicios ubicadas en España y en la Unión Europea. Dichos colaboradores actúan igualmente en calidad de encargados del tratamiento, sujetos a las obligaciones del RGPD y vinculados por sus preceptivos contratos de confidencialidad y tratamiento de datos.

Edad adecuada

Nuestros Servicios solo están disponibles para las personas mayores de edad en la jurisdicción en la que residen. El acceso y el uso de nuestros Servicios por parte de personas menores de edad solo se permiten con el consentimiento expreso de un progenitor o tutor legal.

Comunicaciones de marketing

Si proporcionó su consentimiento al registrarse en nuestros Servicios o en un momento posterior, Sinatura utilizará su información personal con fines de marketing y para informarle sobre otros productos y servicios que, en opinión de Sinatura, podrían interesarle. Puede especificar si desea recibir este tipo de información marcando la casilla apropiada del formulario de registro.

También puede cancelar la recepción de esta clase de información en cualquier momento; para ello, modifique las preferencias de correo electrónico de su cuenta o cancele la suscripción a través del enlace que aparece en todas las comunicaciones aplicables. Si cancela la suscripción de marketing, tenga en cuenta que aún podríamos ponernos en contacto con usted mediante mensajes de servicio de vez en cuando (por ejemplo, para confirmar un pedido que haya realizado o los detalles de la entrega).

Ejercicio de sus derechos

En determinadas jurisdicciones, usted tiene derecho a acceder, corregir, actualizar, restringir y recibir una copia legible por máquina de su información personal o a eliminar sus datos, así como cualquier otro derecho aplicable en su jurisdicción. Puede solicitar el ejercicio de sus derechos remitiéndonos un correo electrónico a sinatura@sinatura.es, o mediante comunicación escrita a la dirección que figura al inicio del presente documento.

También tiene derecho a oponerse a que su información personal se utilice para determinados fines, incluido el envío de comunicaciones de marketing. Consulte el apartado “Comunicaciones de marketing” anterior para obtener más detalles sobre cómo cancelar las comunicaciones de marketing.

Cumpliremos todas las solicitudes para que pueda ejercer sus derechos de conformidad con la legislación vigente. Sin embargo, tenga en cuenta que existen una serie de limitaciones de estos derechos y que puede haber casos en los que no podamos satisfacer su solicitud. Para realizar cualquier solicitud relacionada con su información personal, o si tiene alguna duda o pregunta relativa a su información personal, póngase en contacto con nosotros mediante los datos que se indican a continuación. También tiene derecho a ponerse en contacto con la autoridad de protección de datos local.

Retención y Plazos de Conservación de la Información

Sinatura aplica criterios transparentes, diferenciados y rigurosos respecto al tiempo de conservación y los mecanismos de supresión de las distintas categorías de datos personales que procesa:

1. Cuentas de Clientes-Usuarios y datos de facturación

  • Datos identificativos y de contacto (nombre, apellidos, denominación social, NIF/CIF, dirección, correo electrónico y teléfono): Se conservan mientras el Cliente-Usuario mantenga su cuenta activa en Sinatura para posibilitar el acceso y uso de los Servicios. Si el cliente solicita la baja o eliminación de su cuenta, estos datos se darán de baja del entorno operativo en un plazo máximo de 30 días naturales.
  • Datos de facturación, transacciones y cobros de suscripciones: Los datos mercantiles y contables relativos al pago de suscripciones o bonos de firma se conservarán debidamente bloqueados durante un plazo de 4 años, en estricto cumplimiento de las obligaciones tributarias y de facturación (Ley 58/2003, General Tributaria).

2. Datos y metadatos de las Solicitudes de Firma en la Base de Datos

Para cada solicitud de firma gestionada, Sinatura almacena en su base de datos operativa la información técnica y de trazabilidad asociada (fechas de creación, envío y firma, datos identificativos y de contacto de los firmantes, registros de entrega, accesos, direcciones IP, navegadores, geolocalización consentida, pistas de auditoría / Audit Trail, y motivos de declinación si los hubiera):

  • Esta información se conserva en la base de datos a disposición del Cliente-Usuario mientras la solicitud permanezca en su panel o su cuenta continúe activa.
  • Si el cliente elimina la solicitud de firma o se produce la baja de su cuenta, los registros operativos se purgan y eliminan de la base de datos en un plazo máximo de 30 días naturales.

3. Documentos originales sin firmar (archivos temporales)

Los archivos originales aportados para su firma se conservan únicamente de manera provisional durante la tramitación del proceso y se destruyen y eliminan de nuestros servidores de forma automática tan pronto como ocurra el primero de los siguientes eventos:

  1. Conformación del documento firmado: en el momento en que se completan las firmas de todos los intervinientes y se genera el documento electrónico final.
  2. Eliminación voluntaria de la solicitud: cuando el usuario creador elimina la solicitud de firma antes de completarse.
  3. Cancelación de la solicitud: en caso de anularse la solicitud de firma.
  4. Vencimiento de la solicitud: al alcanzarse la fecha de caducidad fijada por el cliente al remitir la solicitud.
  5. Eliminación de la cuenta: si el cliente o usuario en pruebas elimina voluntariamente su cuenta.
  6. Fin del periodo de prueba: cuando un usuario en fase de prueba (trial/demo) finaliza dicho periodo sin formalizar la contratación del servicio.

4. Documentos electrónicos firmados y evidencias

Los documentos PDF firmados digitalmente (con biometría cifrada, firma avanzada PAdES y sello de tiempo) custodiados en la nube se eliminarán definitivamente cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:

  1. Eliminación o baja de la cuenta creadora: al cancelarse la cuenta de Sinatura desde la que se gestionó la firma.
  2. Vencimiento de tarifa sin renovación (periodo de gracia de 15 días): cuando al cliente le venza su tarifa o suscripción contratada y no adquiera una nueva ni renueve la existente en un plazo de gracia de quince (15) días naturales.
  3. Eliminación directa por el cliente: cuando el cliente elimine expresamente la solicitud o documento firmado desde su panel de control.
  4. Pacto contractual específico: conforme a las condiciones de custodia o calendarios de purga acordados expresamente por escrito con el cliente.
  5. Plazo máximo legal de cinco (5) años: en todo caso, y salvo acuerdo contractual previo en contrario, los documentos se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, de conformidad con los plazos legales de prescripción de acciones personales (artículo 1964 del Código Civil) y la normativa aplicable a los servicios electrónicos de confianza.

5. Correos electrónicos certificados

La información de envíos certificados (direcciones de remitente y destinatarios, contenido del correo, fechas de entrega, aperturas y documento de certificación emitido) se conservará a disposición del cliente mientras mantenga su cuenta activa o hasta la supresión voluntaria del registro por parte del usuario.

6. Consultas web y boletín de noticias

  • Consultas a través de formularios web o soporte: Se conservan durante el tiempo necesario para resolver la consulta planteada y, como máximo, durante 1 año tras su resolución.
  • Boletín de noticias y comunicaciones comerciales: Se conservan mientras el interesado no revoque su consentimiento o solicite la baja a través del enlace disponible en cada comunicación.

7. Conservación de datos bloqueados por imperativo legal

Tras la eliminación de los documentos, solicitudes o la cancelación de la cuenta, Sinatura mantendrá los datos mínimos estrictamente indispensables debidamente bloqueados (con acceso restringido exclusivamente para jueces, tribunales o autoridades competentes) durante los siguientes plazos legales de prescripción:

  • 5 años: Conforme al artículo 1964 del Código Civil español (prescripción de acciones contractuales) y en cumplimiento de las obligaciones como Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza (artículo 19.2 del Reglamento eIDAS y Ley 6/2020), para poder acreditar la validez, inalterabilidad y trazabilidad de las firmas y certificados emitidos ante eventuales requerimientos judiciales o periciales.
  • 4 años: Para la documentación tributaria y de facturación (Ley 58/2003, General Tributaria).

Transcurridos dichos plazos de prescripción legal, la información bloqueada se destruye de forma total, física y lógica.

Compromisos del usuario

Al registrarse en cualquiera de los planes de Sinatura, y aceptar esta Política de privacidad, usted confirma que ha cumplido la edad exigida para formalizar contratos en su jurisdicción. También confirma que ha obtenido previamente todos los permisos necesarios de sus progenitores/tutores que se requieren en su país de residencia, cuando proceda. Nos pondremos en contacto con usted en cualquier momento para comprobar lo mencionado anteriormente y nos reservamos el derecho de suspender o eliminar su cuenta de Sinatura en caso de que no pueda demostrarlo.

Usted garantiza la calidad de la información que facilita en nuestros Servicios. Toda la información personal que envíe a Sinatura deberá ser real y exacta; además, deberá mantenerse actualizada. Usted asume la responsabilidad plena de su información para que sea precisa, esté actualizada y cumpla con este principio. Usted garantiza también que ha obtenido el permiso explícito de toda persona que posea derechos de imagen personal, propiedad intelectual u otros derechos sobre su contenido, por lo que le autoriza a cargar y almacenar dicho contenido en nuestros Servicios.

Modificación de esta Política de privacidad

Actualizaremos nuestra Política de privacidad cada cierto tiempo para asegurarnos de informarle puntualmente de las actividades de procesamiento de datos de Sinatura. No llevaremos a cabo ninguna operación de procesamiento que pueda poner en riesgo su información personal; además, obtendremos su consentimiento explícito cuando sea necesario para proteger su derecho a la intimidad y cuando se nos requiera en virtud de la legislación de su jurisdicción local. Le mantendremos al día de cualquier modificación de esta Política de privacidad a través de nuestro Sitio Web y de la plataforma Sinatura. También utilizaremos cualquiera de los métodos de comunicación que nos haya indicado para informarle sobre los cambios importantes de esta Política de privacidad. Si continúa utilizando nuestros Servicios después de haber recibido información inequívoca de la actualización de la Política de privacidad, acepta estar vinculado por las condiciones actualizadas.

Ponerse en contacto con Sinatura

Póngase en contacto con Sinatura si tiene cualquier pregunta o comentario sobre esta Política de privacidad. Puede usar la dirección de correo electrónico sinatura@sinatura.es, o la dirección postal que figura en la parte superior de la presente política de privacidad.

Esperamos que Sinatura pueda resolver todas las cuestiones que pueda plantearle. Sin embargo, si todavía no se siente satisfecho, puede presentar una queja a la autoridad de protección de datos local.

Última modificación: 2026-10-29

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