¿Firma electrónica, firma digital, firma biométrica o firma online?

En este artículo te aclaramos cuál es el término correcto, las características que cada tipo de firma electrónica presenta, y las innumerables ventajas que ofrecen frente a la tradicional firma en papel.

Por cierto, ¿sabes cuántos árboles se necesitan para fabricar un paquete de folios? Sigue leyendo y lo averiguarás.

Firma electrónica, firma digital, ¿cuál es el término correcto?

Siendo puristas, el Reglamento (UE) Nº 910/2014 define como término correcto “firmas electrónicas”, y en concreto a las realizadas con Sinatura como Firmas Electrónicas Avanzadas.

Sin embargo, en realidad todos los términos anteriores son válidos para describir las firmas electrónicas realizadas por Sinatura, puesto que se trata de firmas que se realizan de forma electrónica o digital, son firmas en las cuales se capturan los datos biométricos de la firma de los firmantes (firmas biométricas), son firmas que se realizan en general a distancia (firmas remotas), aunque no siempre, y ya sea presencialmente o a distancia, son firmas que se realizan siempre a través de Internet (firmas online).

En Sinatura nos gusta definir a nuestras firmas como firmas manuscritas electrónicas o firmas manuscritas digitales, y de este modo poder distinguirlas de las firmas electrónicas avanzadas con certificado.

Ventajas de las firmas electrónicas frente a las firmas en papel

Las ventajas de las firmas electrónicas frente a las firmas en papel son innumerables, e incluso las firmas manuscritas electrónicas de Sinatura presentan ventajas importantes frente a otro tipo de firmas electrónicas, como por ejemplo las firmas electrónicas basadas en certificados, como por ejemplo, no tener que disponer de un certificado digital, encargarme de custodiarlo, renovarlo, y que pueda tenerlo instalador en todos los pcs, teléfonos móviles o tablets que uso.

A continuación te enumeramos las más importantes, y para que veas que los términos no son lo importante, usaremos muchos de ellos indistintamente.

Las firmas electrónicas son más responsables con el medioambiente

En media son necesarios entre 8 y 9 árboles para fabricar 1.000 kilos de papel. Y con 1 kilo de papel únicamente producimos unas 200 páginas.

Además, se estima que en media un árbol absorbe unos 20 kilos de CO2 cada año. Si estimamos que un árbol puede vivir en media 20 años, encontramos que cada árbol revierte el efecto de la emisión de 400 kilos de CO2 a nuestra atmósfera.

Además de por el aumento de productividad, su comodidad o seguridad, las firmas electrónicas están atrayendo cada vez a más y más empresas por su impacto positivo con el medio ambiente. Las compañías lo están integrando en su política de responsabilidad social empresarial (RSE) para reducir su huella ambiental.

La firma electrónica reduce la ingente cantidad de papel malgastado a diario en la impresión de todas las versiones y copias de documentos a firmar.

Sinatura evita cada año la impresión de varios millones de páginas de papel, cantidad que va creciendo cada mes, salvando 50 árboles por cada uno de estos millón de páginas de papel ahorradas.

Además, como hemos visto, cada millón de páginas de papel ahorradas por la firma manuscrita electrónica de Sinatura ahorra a la atmósfera 2.000 kilos de CO2, es decir, 2 toneladas de CO2.

Y todo lo anterior sin tener en cuenta el impacto para nuestro ambiente de la fabricación y transporte del papel, de los envíos postales, archivadores, impresoras, tóner, cartuchos de tinta, etc.

Usar firma digital es cuidar nuestro planeta

Las firmas electrónicas son más rápidas

¿Cuántas veces has preguntado “para cuándo lo necesitas”, y la respuesta ha sido “para ya”?

Pues eso, con las firmas electrónicas se reducen los plazos de firma drásticamente. No tenemos que convocar al firmante, o desplazarnos hacia donde él esté, no tenemos que cuadrar agendas, no tenemos que mantener la típica pila de documentos pendientes de firma.

El poder disponer de los documentos firmados más rápidamente no solo es importante en los casos extremos en los que se nos acerca un deadline, sino que aporta mucho valor en todos los casos.

No tengo que estar pendiente del firmante o desplazarme hacia él, no tengo que gestionar la firma, no tengo que tener el documento a mano, ni recordar los detalles para cuando se firme, no tengo procesos parados esperando la firma, no me están interrumpiendo preguntándome por si el documento está firmado o no.

Con la firma electrónica envío el documento para firma, me lo firman, lo archivo, tramito o envío, y a otra cosa.

Las firmas electrónicas son más productivas

Qué decir del aumento de productividad. En el caso de las firmas en papel necesito imprimir el documento y sus copias, convocar al firmante o desplazarme hasta donde esté. Mantener la típica conversación de cortesía, esperar a que el firmante revise el documento, aclarar las dudas que tenga, ¿hemos detectado alguna errata o algo que modificar? pues a modificar el documento, volver a imprimirlo y vuelta a empezar.

Con una firma electrónica enviamos el documento al firmante, y el firmante revisa cómodamente el documento en su dispositivo, y yo puedo seguir con mis tareas. ¿Qué todo está bien?, pues lo firma, ¿hay que modificar algo en el documento? lo modifico y se lo vuelvo a enviar para firma.

Pero la mejora de productividad no sólo viene impulsada por la reducción de los tiempos de firma de los documentos. Las empresas eficientes necesitan sistemas de gestión (ERPs, CRM, Sistemas de gestión de recursos humanos, etc.), y los sistemas de gestión necesitan datos y documentos digitales, en caso contrario no tienen sentido. La firma electrónica de documentos genera documentos electrónicos que pueden alimentar nuestros sistemas de gestión de modo natural, e impulsar nuestra productividad. De hecho, lo recomendable es comenzar por disponer de documentos digitales y posteriormente industrializar nuestros procesos mediante un software de gestión.

En el caso de la firma en papel debo escanear los documentos para alimentar nuestro sistema de gestión, perdiendo tiempo, generando documentos en general cuyo contenido no es “buscable”, que posee un tamaño enorme que dificulta su envío, apertura y almacenamiento, y que obliga además a seguir custodiándolo en papel, puesto que este es el documento que posee validez legal.

La firmas electrónicas son más baratas

De hecho, mucho más baratas

El ahorro de costes derivado de transformar nuestros procesos de firma del papel a la firma digital es enorme. Con la firma digital nos ahorramos todos los costes de impresión del documento, sus copias y sus diferentes versiones (papel, tóner o tinta, la impresora, carpetillas, archivadores, etc.), los costes de gestión del papel (su almacenamiento, el tiempo que tardamos en acceder a él cada vez que se necesita), el coste derivado del tiempo que perdemos consiguiendo que los documentos se firmen, los costes de desplazamiento en muchos casos, el coste derivado del impacto en la productividad que nos produce el papel, los costes de envíos postales o por valija, o los costes de escaneado en muchas ocasiones. ¿Cuántas veces imprimimos para luego escanear?

Si una persona de nuestra empresa pierde 1 hora al día por tener que gestionar documentos impresos, podría dedicar al mes 22 horas enteras a tareas que aporten más valor a la compañía. El coste directo de estas 22 horas mensuales supondría en media 346,50 € cada mes, sin contar lo que esta persona podría aportar a nuestra organización. Sumemos a esto todos los costes anteriormente mencionados y tendremos la cifra real. ¿Cuántas horas se pierden en tu organización por trabajar en papel?

Las firmas electrónicas son más seguras

https://sinatura.es/validez-juridica-de-la-firma-biometrica-de-sinatura/La firma electrónica es más segura que la firma en papel desde dos puntos de vista fundamentales. El primero, en caso de reclamaciones de terceros sobre el documento firmado, alegando que no ha sido el firmante, o alegando que el contenido del documento no es el firmado, por ejemplo.

En el caso del papel únicamente disponemos del documento firmado, con las firmas que sobre él se hayan realizado. En el caso de las firmas digitales, se dispone también de la imagen de las firmas, al igual que el papel, pero a mayores muchas más evidencias, que aportan mucha mayor seguridad y certeza sobre el documento firmado, e incluso sobre cuándo se ha notificado.

Por ejemplo, en el caso de las firmas manuscritas electrónicas de Sinatura, se dispone de la información biométrica de la firma, que aporta muchas más información que solo la imagen de la firma, la dirección de e-mail del firmante, cuándo se le envió el documento a firmar, cuándo lo abrió, el instante en el que revisó el documento, el momento en el que lo firmó, desde qué dispositivo, desde qué dirección IP, desde qué coordenadas, e incluso evidencias adicionales. Y lo más importante de todo, todas estas evidencias recabadas por un tercero de confianza, y no por el emisor de documento como juez y parte.

Los documentos además deben custodiarse durante años, y la custodia es mucho más segura realizarla en digital que en papel. En el caso de la firma en papel disponemos únicamente de la versión firmada del documento. Esta es la única que posee validez jurídica, y si la perdemos hemos perdido todo, puesto que las fotocopias o escaneos no poseen validez legal.

En el caso de los documentos firmados digitalmente, todas las copias que generemos poseen la misma eficacia jurídica, y por lo tanto podemos guardar copias en varios discos duros, en el correo electrónico, en nuestro gestor documental o ERP, en servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, en dispositivos USB, etc. Podemos tener tantas copias como queramos para sentirnos seguros.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

En resumen, la firma digital o electrónica de documentos nos facilita avanzar en transformación digital, impulsar nuestra organización, reducir costes y aumentar la productividad, velocidad de nuestros procesos y el valor que aportamos.

Di adiós al papel, a molestar a tus clientes, empleados o proveedores, di adiós a los días de espera hasta que los documentos se puedan firmar, y a todo el tiempo y coste perdido simplemente para recabar una firma. ¡Comienza a firmar documentos con Sinatura!