Video tutoriales de Sinatura
En esta página encontrarás una serie de video tutoriales con los que podrás aprender a sacar el mejor partido a Sinatura. Si tras verlos todavía tienes dudas, por favor envía un correo a support@sinatura.es, indícanos tu duda, tu cuenta de Sinatura si ya estás registrado, y un número de contacto, y el equipo de soporte de Sinatura te ayudará encantado! Si lo prefieres, puedes agendar una sesión de demostración remota pulsando en este enlace.
Este video, más que un tutorial es un ejemplo de lo fácil que es enviar un documento a firmar con Sinatura. Por ello, en el video no se muestran opciones como la carga de datos de firmantes desde ficheros .csv, las leyendas visibles de firma por Sinatura como Tercero de Confianza, evitar que Sinatura envíe una copia de los documentos firmados a los firmantes, o la cumplimentación de documentos de tipo formulario antes de firmar, la firma secuencial, o el envío masivo, por citar algunas opciones.
Por simplicidad, hemos usado un único documento y un único firmante. Más abajo en esta página sí encontrarás video tutoriales más extensos y explicativos, donde aprenderás, entre otras cosas, a:
- Crear plantillas.
- Crear solicitudes de firma a partir de estas plantillas.
- Hacer seguimiento de los documentos a firmar, enviar recordatorios o realizar búsquedas.
- Entender los diferentes modos de firma: ESTÁNDAR e INHOUSE, firma secuencial o en paralelo.
- Cómo indicar dónde quieres que se inserten las firmas de los firmantes, tanto usando ubicaciones de firma específicas para cada firmante, o comunes para todos o algunos de ellos.
- Cómo realizar envíos masivos de solicitudes de firma.
- Cómo es el proceso de firma para los firmantes.
- Preparar plantillas para partes de asistencia.
- Envío de partes de asistencia desde plantillas.
Puesto que uno de los objetivos de Sinatura es que tengas tus documentos firmados del modo más rápido posible, Sinatura envía el documento a firmar inmediatamente a todos los firmantes, para que cada uno lo firme en cuanto pueda. Sin embargo, en ocasiones puede ser de interés que la firma sea por orden, ya sea por atender a un protocolo, o por usar a algún firmante de validador o autorizador de otros.
Por tal motivo, hemos incorporado la opción de firma electrónica secuencial a Sinatura. En este video te enseñamos cómo se usa.
Las plantillas de Sinatura son preconfiguraciones de solicitudes de firma, que permiten posteriormente generar solicitudes de firma más rápidamente.
Deberías usar plantillas en tres casos:
Caso 1 – Documentos con estructura idéntica o similar
Si envías a firmar frecuentemente documentos con apariencia similar, aunque posean contenido diferente, el uso de plantillas te ahorrará tiempo.
En este caso, en la plantilla preconfigurarás la fecha límite de firma, el tipo de firma, e incluso las ubicaciones y tamaños reservados para las firmas. Estas ubicaciones y tamaños pueden ser fijas, o variables, usando para ello una Palabra de Referencia. Podrás insertar también los datos de firmantes recurrentes en tus plantillas, y así no tendrás que introducirlos cuando generes las solicitudes de firma. Los datos de los firmantes se pueden insertar uno a uno o en lotes mediante un fichero .csv.
De este modo, cuando vayas a enviar a firmar un documento, simplemente debes crear una solicitud de firma desde esta plantilla, y solo tendrás que añadir el documento con los datos definitivos y los datos de los firmantes.
Caso 2 – Documentos tipo formulario, que el firmante rellenará antes de firmar
Si dispones de un mismo tipo de documento, donde solo cambian algunos datos para cada caso concreto, como por ejemplo nombre y apellidos del firmante, algunas casillas de verificación y algún otro dato, el uso de plantillas es la mejor opción.
En este caso, en la plantilla preconfigurarás el documento PDF con campos de formulario, la fecha límite de firma, el tipo de firma, e incluso las ubicaciones y tamaños reservados para las firmas. Estas ubicaciones y tamaños pueden ser fijas, o variables, usando para ello una Palabra de Referencia.
De este modo, cuando vayas a enviar a firmar un documento, simplemente debes crear una solicitud de firma desde esta plantilla, y solo tendrás que añadir los datos de contacto del firmante para que Sinatura pueda hacerle llegar la solicitud de firma. El firmante rellenará los campos de formulario del documento y firmará en un solo acto, cómodamente desde su teléfono móvil o táblet. Incluso podrás precubrir ciertos campos del PDF formulario antes de enviárselo a firmar al firmante.
Caso 3 – Envíos a firmantes recurrentes
Si envías frecuentemente documentos a firmar a algunos firmantes, podrías generar plantillas con los datos de los firmantes, de modo que no tengas que introducirlos cada vez que les quieras enviar un documento. Cuando generes la solicitud de firma desde la plantilla, podrás añadir el documento a firmar para cada caso, y añadir firmantes o eliminar alguno de los existentes en la plantilla.
Los elementos fundamentales de las plantillas de Sinatura son:
- El documento PDF. Cuando se genera una solicitud de firma desde esta plantilla, éste será el documento enviado a firmar por defecto, aunque, como ya hemos comentado en el Caso 1, se puede sustituir por otro en el momento de creación de la solicitud de firma. Es de gran utilidad el uso de documentos PDF con campos de formulario, que los firmantes puedan cubrir antes de firmar, y de este modo no tendremos que cambiar el PDF de la plantilla por el PDF definitivo con los datos finales al crear cada solicitud de firma.
- Ubicación de firma. En la plantilla se podrá indicar dónde queremos que se ubiquen las firmas en el documento PDF. Podemos especificar la ubicación y el tamaño en cada página de modo independiente. Como en las plantillas no se indican firmantes, los cuales serán especificados en el momento de crear la solicitud de firma, estas ubicaciones de firma son ubicaciones por defecto, de modo que si al generar la solicitud de firma no se indica una ubicación diferente para los firmantes, Sinatura insertará sus firmas en la ubicación que hayamos definido en la plantilla. Podemos indicar zonas fijas donde insertar las firmas, o hacer uso de la opción de Palabra de Referencia para que Sinatura inserte las firmas en función de dónde se encuentre esta palabra clave.
- Firmantes. Si conoces de antemano todos o alguno de los firmantes de las solicitudes de firma que generes desde las plantillas, puedes insertarlos en la plantilla, y así no tendrás que hacerlo cada vez que generes una solicitud de firma desde la plantilla. Cada vez que generes una solicitud de firma desde una plantilla que posea firmantes, podrás eliminar, modificar o añadir nuevos firmantes, por lo que tendrás total flexibilidad.
En este video mostramos cómo se generan las solicitudes de firma desde las plantillas que hayamos creado anteriormente.
En este ejemplo usamos la fecha límite de firma, el tipo de firma, el documento y la ubicación de firma de la plantilla, aunque si quisiéramos podríamos cambiar cualquiera de estos valores durante la creación de la solicitud de firma.
La plantilla del video no tenía firmantes añadidos, por lo que hemos tenido que añadirlos en el momento de generar la solicitud de firma, aunque como ya se ha explicado con anterioridad, las plantillas también pueden disponer de firmantes preconfigurados.
En el video mostramos también cómo podríamos cambiar o añadir la ubicación de las firmas de los firmantes.
Como ya sabrás, Sinatura te envía un correo electrónico en tiempo real cada vez que un firmante haya firmado uno de tus documentos. Además, una vez que todos hayan firmado, te enviará también un correo electrónico con el documento firmado y con el informe de auditoría.
Aún así, el panel web de Sinatura te será de gran utilidad para hacer un seguimiento del estado de las firmas, realizar búsquedas de documentos firmados pasados, enviar recordatorios a los firmantes que todavía no han firmado, o saber si han abierto el correo electrónico con la solicitud de firma o no, y en qué fecha y hora. En este video tutorial te enseñamos todo esto.
Sinatura te permite enviar documentos PDF con campos de formulario, para que el firmante cubra y firme cómodamente en su teléfono móvil o táblet.
Además, no tendrás que hacer nada especial en Sinatura, crearás una solicitud de firma como lo haces siempre, puesto que Sinatura detecta automáticamente que se trata de un PDF con campos de formulario, y se lo presentará para cubrir al firmante. Si por cualquier motivo no deseas añadir los campos del formulario a tu PDF, también puedes añadirlo directamente en la propia aplicación web Sinatura. En esta sección incluimos un video para cada una de las dos opciones.
Los formularios PDF son perfectos para usar plantillas en Sinatura, puesto que una vez creada la plantilla, generarás solicitudes de firma simplemente añadiendo el email y el nombre del firmante. También son ideales para realizar envíos masivos, tal y como muestra la sección de envíos masivos.
En este video te enseñaremos a:
- Crear formularios PDF gratuitamente y en segundos. Si ya sabes cómo hacerlo puedes saltarte esa sección del video.
- Crear una solicitud de firma desde el formulario PDF.
- Cómo es el proceso que realiza el firmante para cubrir y firmar el documento PDF.
- El resultado final.
Aunque como hemos comentado anteriormente, si el documento que envíes a firmar posee campos de formulario, Sinatura lo detectará y permitirá que el firmante los cubra antes de firmar. Sin embargo, si por cualquier motivo no puedes añadir campos de formulario a tu documento PDF, puedes añadirlos directamente en Sinatura. En el siguiente video te enseñamos cómo hacerlo!
Además, con Sinatura podrás precubrir todos o solo algunos de los campos del PDF formulario, de modo que el firmante tendrá que cubrir solo aquellos que tú no hayas cubierto. Podrás cubrir tanto campos de texto como casillas tipo checkbox, y recuerda que el firmante no podrá modificar aquellos campos de texto que cubras.
En el siguiente video te enseñamos cómo es el proceso.
Las solicitudes de firma que hemos visto en los videos anteriores de esta página eran de tipo Estándar. En ellas, los firmantes reciben un correo electrónico para firmar en sus propios teléfonos móviles o táblet.
En cambio, en las firmas In-House el firmante no firma en su teléfono móvil o táblet, si no que firma en el tuyo (o en un PC con una tableta gráfica conectada). Es un proceso análogo a cuando firmamos la recepción de un paquete, o cuando firmamos en el banco.
Las firmas In-House, por lo tanto, son firmas presenciales, pero electrónicas, en vez de en papel.
En este video te mostramos cómo se genera una solicitud de firma In-House y cómo es el proceso de firma una vez que recibimos al firmante.
Sinatura incorpora un modo de envío de documentos a firmar de forma masiva. Con este modo de envío, generarás únicamente una solicitud de firma, y Sinatura generará automáticamente una solicitud de firma independiente para cada firmante. Por lo tanto, se generarán tantos documentos firmados como firmantes. Si necesitas que muchos firmantes firmen todos el mismo documento, y generar un único documento con la firma de todos, debes emplear el envío normal de Sinatura, no el envío masivo.
El modo de firma masiva de documentos está diseñado para que puedas enviar los documentos a firmar a tantos firmantes como necesites, de modo que podrás importar la lista de firmantes directamente desde un fichero .csv (ver información). Además, si quieres que Sinatura precubra el documento a firmar para cada firmante antes de enviárselo para firma, puedes incluir estos valores a cubrir en el propio fichero .csv.
Casos de ejemplo para el uso masivo son: envío de documentos a todos o parte de tus empleados; envío de renovación de contratos con clientes; envío de documentos RGPD a empleados; clientes o proveedores.
Las firmas masivas pueden usarse tanto para firmas de tipo STANDARD como IN-HOUSE, y tendrás acceso a todas las opciones de una solicitud de firma normal, como por ejemplo, la doble autenticación código OTP enviado por SMS, las diferentes opciones de ubicaciones de firma, los recordatorios, elegir si se remite una copia del documento firmado a los firmantes o no, o seleccionar alguna de las opciones de inserción de la leyenda visible de firma.
Tanto durante la creación de una solicitud de firma normal, como durante la creación de una solicitud de firma desde plantilla o durante la creación de una solicitud de firma masiva, Sinatura te permite cargar la lista de firmantes desde un fichero con formato .csv, para que no tengas que cargar los datos de los firmantes a mano, cuando hay muchos firmantes.
El fichero .csv lo puedes crear fácilmente desde Excel, Calc, el equivalente a Excel en Open Office, desde una hoja de cálculo de Google, con un editor de texto cualquiera, o incluso con herramientas web gratuitas.
Puedes descargarte una plantilla de fichero .csv en el formato adecuado para ser importado a Sinatura pulsando aquí. Como verás, la primera fila del fichero .csv debe ser obligatoriamente una fila de cabecera, en donde obligatoriamente deben existir 3 columnas, exactamente con los siguientes nombres:
- email – Esta columna deberá contener la dirección de correo electrónico de los firmantes.
- name – Esta columna deberá contener el nombre de los firmantes.
- surname – Esta columna deberá contener los apellidos de los firmantes.
El orden de las columnas no tienen por qué ser el anterior. Sinatura buscará los datos de los firmantes por los nombres de las columnas, y no por su orden.
Opcionalmente el fichero .csv podrá contener otras columnas. Si alguna de ellas se denomina numberID, asumirá que en esa columna se habrá insertado un número o código de identificación para el firmante, que puede ser su número de DNI, pasaporte, un código de empleado o de cliente, o cualquier valor que desees. Sinatura te permitirá realizar búsquedas en tu lista de documentos a firmar o firmados por este identificador.
El resto de columnas pueden usarse en el modo de envío masivo, para aprovechar la capacidad de Sinatura de precubrir el documento PDF a enviar a cada firmante con valores exclusivos para él. Para ello, recuerda que el nombre de la columna debe ser igual al nombre del campo de formulario del fichero PDF, y que no es obligatorio cubrir el valor para todos los firmantes, solo para aquellos para los cuales quieres que Sinatura cubra el valor en el PDF antes de enviárselo para firma.
Para cada firmante, las columnas email, name y surname deben poseer valores correctos obligatoriamente. El resto de columnas son opcionales, y no tienen por qué poseer valor alguno.
Si tienes cualquier duda, envíanos un correo a support@sinatura.es, el equipo de soporte de Sinatura te la resolverá rápidamente.
Por defecto, Sinatura una vez que todos los firmantes han firmado el documento, les envía automáticamente una copia del documento firmado por correo electrónico. Sin embargo, si por cuestión de protección de datos, por que prefieres remitirle la copia tú mismo, con un mensaje personalizado, o por cualquier otro motivo, no deseas que Sinatura envíe la copia firmada a los firmantes, y solo te la envíe a ti, como siempre, podrás indicarlo simplemente marcando la casilla correspondiente:
El proceso de revisión, cumplimentación de ser el caso, y firma de documentos con Sinatura es un proceso cómodo, rápido y simple para los firmantes, que no tendrán que disponer de certificados digitales ni ningún otro requisito, ni instalarse ninguna APP, ni disponer de conocimientos informáticos.
La firma podrá realizarse en apenas unos segundos, tanto en teléfonos móviles, como en tablets o en ordenadores personales, ya sean del propio firmante o del remisor del documento.
Mejorar la tasa de inscripción de alumnos, reducir plazos y costes, y agilizar la gestión, son algunos de los beneficios que los centros de formación obtienen por el uso de Sinatura.
En los siguientes dos videos, mostramos cómo usar la aplicación web Sinatura para gestionar eficientemente la firma electrónica de los partes de asistencia en acciones formativas de todo tipo, y en especial a las amparadas bajo programas públicos (Fundae; Conforcat; …).
En el primero de ellos mostramos cómo preparar la plantilla antes del comienzo del curso, y en el segundo mostramos cómo en apenas unos segundos, y sin esfuerzo, empleando la plantilla creada al principio del curso, podemos enviar cada día el parte de asistencia para que sea firmado por todos los alumnos y por el docente.
Una vez creada la plantilla antes del comienzo del curso, en cada sesión podremos enviar todos los partes a firmar desde la plantilla previamente creada en apenas unos segundos. En el siguiente video te mostramos cómo.
En otra sección de esta página te mostramos cómo los firmantes firmarán cómodamente sobre la pantalla de un teléfono móvil, una táblet o un ordenador personal, ya sean suyos o del centro.
En los videos anteriores hemos mostrado el uso de la aplicación web de Sinatura. Como alternativas, los centros podrán integrar las funcionalidades de Sinatura en sus aplicaciones de gestión mediante su potente API JSON, o usar la aplicación Excel Client.
Tanto si la acción formativa es en modalidad presencial o a distancia, Sinatura permitirá la firma rápida, cómoda y ecológica por parte de alumnos y docentes. Las entidades de formación impulsarán su productividad y reducirán sus costes, gracias a la gestión digital de toda la documentación.
Si no encuentras respuesta a tus dudas, puedes consultar las guías de uso de Sinatura, o envíanos un correo a support@sinatura.es, indícanos tu duda, tu cuenta de Sinatura si ya estás registrado, y un número de contacto. ¡El equipo de soporte de Sinatura te ayudará encantado!
